Hoy en día, muchos minoristas en Europa enfrentan un desafío crucial: operar con sistemas comerciales obsoletos que ya no satisfacen las necesidades de velocidad, visibilidad y control operacional que exige el mercado moderno. Aunque estas plataformas siguen procesando pedidos, gestionando tiendas y conectando con almacenes, su información es fragmentada, poco confiable y requiere frecuentes ajustes manuales para mantener la operativa.
El principal reto reside en promover una reconstrucción tecnológica profunda sin afectar las áreas del negocio que generan ingresos, ya que detener el comercio no es una opción. Con la presión creciente de inversores, la competencia que avanza con sistemas más ágiles y el aumento visible de costes derivados de mantener infraestructuras anticuadas, la necesidad de cambio es inminente.
Se detectan señales claras, como el incremento de procesos manuales, la dependencia de personas específicas para ejecutar tareas críticas y la incoherencia de datos entre sistemas, que generan errores, retrasos y pérdida de confianza por parte de los clientes. Por ejemplo, precios desactualizados, falta de sincronización de inventarios o la venta de productos agotados son síntomas de un sistema al borde del colapso.
Errores comunes y sus consecuencias
Muchas empresas posponen la renovación confiando en que el sistema actual «sigue funcionando», distribuyendo así los costos internos en múltiples áreas sin identificar un problema centralizado. Además, se subestima el impacto económico de la baja calidad de datos, que puede llegar a costar millones anualmente.
Entre los errores frecuentes al abordar la reconstrucción destacan enfocarse únicamente en mejorar la interfaz de usuario sin atender la limpieza de datos ni las integraciones; intentar actualizar todo el sistema de golpe sin fases de validación progresiva; y creer que se puede parar la operación para acelerar el cambio, lo que elimina la posibilidad de validar el sistema en condiciones reales.
Un enfoque escalonado y seguro para transformar la plataforma
La clave está en proteger primero los flujos críticos como procesos de cobro, precios, pedidos y entrega, asegurando su estabilidad con controles y mecanismos que permitan revertir cambios si es necesario. La reconstrucción se divide por áreas funcionales o dominios, empezando por los cimientos, como el inventario, para luego avanzar a otras capas.
Cada dominio se prueba en entornos controlados, se ajusta según el feedback real y se despliega progresivamente, desde pilotos limitados hasta una expansión gradual. Así, se mejora la precisión del inventario, se reducen los pedidos erróneos y se agilizan los procesos de actualización de datos, generando confianza y eficiencia.
Medir el éxito y mantener la alineación en el tiempo
El progreso se evalúa mediante datos operacionales concretos como la disminución de discrepancias, el tiempo invertido en conciliaciones o la reducción de reembolsos vinculados a errores. Cuando un área muestra mejoras sostenibles, se continúa con la siguiente fase hasta completar la transformación.
Este no es un proyecto puntual, sino un proceso estructurado continuo para alinear el sistema tecnológico con las necesidades reales del negocio, con el objetivo de mantener esa sincronía a medida que la empresa evoluciona.
Conclusión
No existe un momento exacto para iniciar la renovación, pero la acumulación de ineficiencias y costes ocultos señala que ya es imprescindible. La clave está en abordar la reconstrucción de forma incremental y con el negocio en marcha, validando cada paso en condiciones reales y garantizando la estabilidad de los procesos esenciales. Así se asegura no solo la supervivencia, sino el crecimiento sostenible en un mercado cada vez más exigente.
Sobre el autor: Antons Sapriko es fundador y presidente ejecutivo de Scandiweb, empresa internacional especializada en tecnología y crecimiento para comercio electrónico. Con más de 20 años de experiencia, lidera la integración de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial en sistemas escalables para grandes marcas.
